C'est quoi un outil de productivité ? C'est un logiciel pensé pour fluidifier les processus d'une entreprise, une solution technologique pour améliorer la communication, la collaboration, la communication.
Et on en trouve d'un peu tous les types, qui peuvent être utiles pour tout le monde, du manager à l'employé en télétravail qui ne souhaite pas se laisser distraire.
Pour t'aider à t'y retrouver dans l'offre pléthorique des outils de productivité, on a donc préparé notre petite sélection. Outils de planification, d'organisation du temps, de gestion de projets, de communication : voici les meilleurs outils de productivité en 2024.
Outils de productivité : le meilleur en un coup d'œil
Hop, le tableau récapitulatif de nos outils préférés. On t'explique tout point par point dans la suite de l'article (avec d'autres outils en prime !)
| Outil | Support | Usage | Atouts | Prix |
| Google Agenda | En ligne Application mobile | Planification / Gestion du temps | Simple d'utilisation, gratuit, facile à partager, possibilité de créer des liens de réunion google meet d'un seul clic | Gratuit |
| Monday | En ligne Application mobile | Gestion de projet en équipe | Outil complet, interface simple et intuitive, automatisations faciles à mettre en place, intégrations nombreux autres outils | À partir de 9 € par utilisateur par mois |
| Slack | En ligne Logiciel Application mobile | Communication | Facile à utiliser, intuitif et clair | Version gratuite Version pro à partir de 8,25 € par mois |
| Trello | En ligne Application mobile | Gestion de projet / Organisation | Totalement gratuit, très simple à prendre en main | Version gratuite Version pro à partir de 5 $ par mois |
| Notion | En ligne Application mobile | Centralisation des données / Gestion de projet | Versatile, personnalisable, intuitif, version gratuite plutôt complète | Version gratuite Version pro à partir de 8 $ par mois |
Outils de planification et d'organisation pour un gain de temps immédiat
En premier lieu, il va falloir t'OR-GA-NI-SER. Terminées les journées fourre-tout où tu es partout et nulle part en même temps, l'idée, c'est de structurer ton temps de travail en blocs dédiés à une tâche (ou plusieurs tâches semblables) pour avoir une vision claire et respecter les délais.
On te conseillera donc tout d'abord un planner : la plupart des logiciels de productivité en proposent mais tu auras peut-être envie d'avoir un planner à part.
💡 À savoir : on te le disait dans nos astuces pour être plus productif, avant de chercher à organiser tes journées et de te ruer sur le premier planner venu, la base c'est de lister les tâches et de les prioriser. Pense toujours à prendre le temps en fin ou en début de journée pour faire le point sur ta to-do list et organiser ton temps en fonction.
🗓️ Google agenda pour planifier tes journées (et partager ton planning)
L'incontournable, basique mais efficace. Pour le pro comme pour le perso, il est très facile à utiliser et peut être partagé facilement avec d'autres utilisateurs. Il te suffit juste d'avoir un compte Google et tu peux l'utiliser sur différents appareils.
Pour le lien vers l'agenda, c'est par ici.
💡 À savoir : si tu es accro à la marque à la pomme, il existe sensiblement la même chose avec Apple Calendar, utilisable uniquement sur iPhone ou Mac (pas compatible Windows ou Android, donc fatalement moins facile à partager)
🗓️ Cron Calendar pour un planner encore plus intuitif
Si tu cherches une alternative à Google Agenda, on te propose de tester Cron Calendar. Il s'agit d'un outil gratuit compatible avec de nombreux navigateurs et systèmes d'exploitations, dispo en ligne ou en téléchargeant l'application.
La différence avec Google Agenda peut paraître subtile au premier abord, mais ce sont les petites fonctionnalités hyper bien pensées qui peuvent faire pencher la balance :
- L'interface est très intuitive : pour ajouter un évènement ou un bloc de temps, il suffit d'un clic (ou même d'un raccourci clavier !) pour ouvrir un panneau latéral qui ne gênera pas ta visibilité.
- Cron propose aussi des rappels et décomptes avant le prochain évènement (réunion, tâche ou bloc de temps) facilement visibles que la fenêtre soit ouverte ou fermée
- Tu peux noter tout un tas de détails pour chaque entrée dans ton agenda, là où ça peut être un peu plus fastidieux chez son homologue de chez Google
- Synchronisation avec Notion (tu ne connais pas Notion ? Ça tombe bien, on t'en parle plus bas) mais aussi avec Google Agenda si tu souhaites migrer ton planner, ou encore Zoom et Google Meet pour intégrer un lien de réunion visio
(NB : l'appli téléphone avec widget n'est dispo que sur IOS pour le moment, on espère que ça arrivera vite sur Android !)
Et bien sûr, le lien vers Cron qui va bien.
📅 Calendly pour bloquer des créneaux facilement
Celui-ci n'est pas vraiment un planner à proprement parler mais il permet la prise de rendez-vous de façon simple et efficace : pour des réunions visio ou présentiel, des rendez-vous pros, des consultations par exemple.
Tu peux définir tes disponibilités à l'avance, le synchroniser avec Google Agenda et la version gratuite suffit amplement si tu n'as pas trop de réservations de créneaux différents à gérer dans la journée.
Hop, le lien Calendly, c'est ici.
🍅 Des applis Pomodoro pour optimiser ton temps et faire des pauses
Connais-tu la méthode Pomodoro pour organiser ton temps au travail ?
Cette technique, popularisée par Francesco Cirillo dans les années 1980, te permet d'organiser tes sessions de travail et d'être productif sur un court laps de temps (25 minutes), de faire une pause entre chaque tâche et de programmer 20 à 30 minutes de récupération au bout de 4 tâches.
Le but : optimiser ton temps, éviter les distractions et le stress pour être plus productif et serein au travail.
Voici une liste de suggestions pour appliquer la méthode Pomodoro :
- Focus Tide (anciennement AnotherPomodoro) : accessible un navigateur, il présente l'avantage d'être open source, facile d'utilisation et totalement gratuit. Si tu cherches un outil simple et efficace, on te conseille de le tester
- Focus keeper : il s'agit d'une application à télécharger sur iOS ou Android, sur le même principe, afin de programmer des sessions de 25 minutes entrecoupées de pause facilement depuis ton téléphone
- Pomodor : très simple, accessible directement en ligne, il peut être utilisé pour appliquer la méthode Pomodoro facilement sans perdre de temps
💡 À savoir : Les applications pour réduire ton temps d'écran et rester concentrer sont nombreuses. On aime particulièrement Forest, qui, même si elle est payante, est particulièrement ludique (en plus, elle permet réellement de replanter des arbres !)
⏱️ Toggl Track pour le suivi du temps de travail
Voici un outil pour mesurer le temps passé sur une tâche une fois tes sessions terminées.
On pourrait croire que c'est conçu pour te fliquer et te faire stresser, mais non, c'est plutôt pour te rendre compte de comment tu gères ton temps et comment tu pourrais mieux l'optimiser.
Facile à prendre en main, il peut être synchronisé avec Notion, Slack, Zapier et plein d'autres. Et devine quoi : il intègre un minuteur pomodoro !
Outils de gestion de projet pour tout centraliser
En solo ou en équipe, aller jusqu'au bout d'un projet peut être un casse tête en terme d'organisation et de gestion du temps : on peut vite se perdre entre toutes les tâches et sous tâches à accomplir, ce qui peut être délégué, ce qui est prioritaire, l'ordre dans lequel faire les choses, qui fait quoi...
Bref, il te FAUT un outil de gestion de projet pour y voir plus clair et gagner en efficacité. Ça, tu le sais sûrement déjà, la question c'est plutôt : mais lequel choisir parmi la multitude de logiciels et apps proposés ?
Selon nous, un logiciel de gestion de projet doit être complet. C'est pourquoi on ne te proposera ici que ceux qui proposent le plus de fonctionnalités mais qui restent fluides et simples d'utilisation.
Monday
Lui, c'est notre chouchou des outils gestion de projet, celui qu'on utilise au quotidien chez Horus X.
Hyper simple et complet, ce système d'exploitation avec stockage sur Cloud permet de créer des tableaux clairs et organisés pour le travail d'équipe, où chacun peut noter la progression de projets et tâches qui y sont liées.
On y retrouve une interface plutôt facile à prendre en main, un panneau de notifications et une boîte de réception pour suivre les mises à jour, la possibilité de créer des automatisations rapidement pour rendre l'espace de travail encore plus intuitif.
Une application dédiée est également disponible, compatible avec toutes les plateformes.
Il s'agit d'un outil payant mais tu as 14 jours d'essai gratuit pour le tester et savoir si il répond vraiment à tes besoins. Tu peux aussi commencer par la version gratuite si tu travailles en solo ou en duo.
Asana
Autre nom connu dans le monde des outils pour la gestion de projet, Asana est le concurrent principal de Monday pour l'organisation du travail en équipe, que ce soit pour les entrepreneurs, les petites ou moyennes entreprises voire carrément les plus grosses.
Il met l'accent sur le travail d'équipe, la communication, la gestion et le suivi des tâches en collaboration.
La version gratuite donne accès à un espace de travail pour maximum 15 organisateurs : l'occasion de tester l'outil pour ton équipe et voir si il vous convient à tous avant d'opter (ou non) pour un plan mensuel payant.
Cliquez ici pour le site web d'Asana.
Trello
Si tu cherches un outil simple pour organiser tes tâches et projets, Trello peut être une bonne solution.
Il propose une interface très simple tout en étant efficace. La version gratuite permet de créer jusqu'à 10 tableaux différents de manière fluide et rapide.
À l'intérieur de ces tableaux, tu pourras rapidement découper tes tâches en cartes personnalisables pour avoir une vue d'ensemble sur le travail à effectuer, ce qu'il faut prioriser, les différentes étapes et l'avancement du projet.
Très sympa pour une utilisation individuelle, il peut aussi permettre de partager tes tableaux pour le travail en équipe.
Hop, le site officiel de Trello pour plus d'infos.
Notion
Là, on est sur un outil très versatile, qui peut servir pour tout, ou presque. Il est présenté comme une alternative possible aux logiciels et applications de gestion de projet. Notion c'est une interface en ligne (et aussi une application mobile) minimaliste et ultra personnalisable, un peu comme un deuxième cerveau qui te permet de créer des listes, de dupliquer des templates, centraliser et organiser des informations, gérer des tâches.
Une fois pris en main, on réalise le potentiel de Notion, dont la version gratuite reste très complète, avec pas mal d'intégrations possibles : Zapier, Canva, Dropbox, Google Drive, Pinterest, Qonto, Slack, Typeform, Zendesk...
Là aussi, tu peux facilement créer des pages et bases de données pour en partager l'accès.
Voici le lien vers le site web de Notion pour tout savoir.
Optimiser la communication et les e-mails pour améliorer la productivité au travail
Qui n'a jamais été noyé sous les mails et conversations Whatsapp divers et variés alors que tout pouvait être rassemblé au même endroit ?
L'extension d'un logiciel de gestion de projet, c'est bien évidemment ceux qui te permettent de communiquer efficacement avec le reste de ton équipe ou tes clients, sans passer des heures à récupérer la moindre miette d'information.
Ça passe par la gestion des e-mails mais aussi la communication interne en direct.
Slack
Encore un de nos chouchous pour communiquer facilement et efficacement en équipe.
Très facile à utiliser, Slack est conçu pour permettre de créer des fils de discussions et canaux dédiés à tes projets, partager des documents dans le cadre de travail collaboratif.
Hyper intuitif et clair, c'est l'idéal pour se tenir informé et informer son équipe en direct sur l'avancement des projets, poser des questions en privé et échanger de manière collaborative.
La version gratuite propose 10 flux de travail différents avec 5 Go de stockage et un archivage des conversations limitées. Là aussi, à toi de voir si ça te suffit ou non.
Le site de Slack, c'est par ici.
Discord
Si tu as l'âme d'un gamer, tu connais certainement déjà Discord.
À l'instar de Slack, c'est une application collaborative avec création de canaux avec partage de fichiers et messages instantanés, qui est aussi utilisée pour la communication interne en entreprise.
Il peut paraître un chouilla moins intuitif que Slack, mais il se veut plus décalé et créatif.
Point bonus, il est plus intéressant niveau tarif et propose une version gratuite plutôt complète.
Voici bien sûr le lien vers Discord.
Google Meet
Si tu veux organiser des visios facilement et gratuitement, on te conseille de tester Google Meet.
La durée des appels vidéos est là aussi limitée (60 minutes, mais qui aime les réunions de plus d'une heure de toute façon ?) et tu peux directement les organiser depuis Google Agenda et partager le lien de connexion.
Tu pourras partager ton écran, discuter via une messagerie instantanée, partager des fichiers, bref l'outil gratuit de chez Google est plutôt bien conçu pour une utilisation basique.
Voici le lien vers Google Meet.
Pour une utilisation pro, tu as aussi Microsoft Teams, qui s'intègre très bien avec la suite Google Workspace.
Zoom
À l'ère du télétravail, les réunions et calls d'équipe se font maintenant souvent en distanciel : plus pratique, plus flexible, les visioconférences permettent d'éviter les réunions sur site parfois compliquées à coordonner.
Souvent comparé à Google Meet, Zoom possède les mêmes options avec quelques petits plus : selon la version choisie, on peut organiser des réunions jusqu'à 300 participants, avoir accès aux enregistrements en local, planifier des réunions et même afficher des sous-titres traduits.
Évidemment, ces fonctionnalités ont un prix : la version gratuite limite en effet les réunions vidéos à une durée de 40 minutes, sans possibilité de créer un lien de replay.
Hop, Zoom, c'est par ici.
Conseils bonus pour augmenter la productivité
Of course, cette liste n'est pas exhaustive et, au risque de nous répéter, tout commence déjà par la prise de bonnes habitudes d'organisation, et une bonne hygiène de vie.
Car oui, quand on travaille sur écran, le confort c'est primordial pour gagner en productivité mais aussi rester en bonne santé (physique ET mentale, la santé). On t'offre donc en bonus quelques rappels essentiels sur la santé au travail :
- ⏸️ Have a break (not a kitkat) : les pauses, c'est essentiel pour te libérer l'esprit et revenir plus concentré au bureau. Ce n'est pas une habitude de fainéant, c'est un game changer pour ta productivité (n'hésite pas à screener pour le montrer à ton N + 1, de rien)
- 👀 Tes yeux méritent le meilleur : si tu travailles sur écran, tes petites mirettes subissent de plein fouet les dégâts de la lumière bleue artificielle, la cause (entre autres) la fameuse fatigue oculaire. Pour prévenir ces dangers, opte pour des lunettes qui offrent une excellente filtration de la lumière bleue des écrans, pour plus de confort.
- Ne néglige pas l'importance de l'ergonomie au travail : on te détaille TOUT ce qu'il faut savoir dans notre guide complet sur l'ergonomie du poste de travail, pour enfin travailler dans de bonnes conditions, adopter les bons gestes et postures et éviter les troubles musculosquelettiques.
Le mot de la fin : les meilleurs outils productivité pour gagner du temps et gagner en efficacité
- Pour gagner en efficacité au travail, il te faut adopter les bonnes habitudes mais aussi choisir les bons outils : ceux qui seront adaptés à ton utilisation et dont la prise en main sera la plus intuitive pour toi.
- Les différents outils de productivité concernent les domaines de la gestion du temps, la gestion des tâches, la gestion de projet et la communication. Si on devait résumer les indispensables : un bon planner, une application pour limiter le temps d'écran et éviter les distractions, un board complet et lisible pour la gestion de projet et un logiciel de communication efficace.
- Mais ça ne s'arrête pas là ! Avoir de bons outils, c'est bien, en tirer le meilleur parti, c'est mieux. On te conseille donc de prendre le temps de bien connaître chaque outil, chaque app, chaque interface que tu veux tester pour savoir si il te convient vraiment et comment l'utiliser au max de son potentiel.
